CROWN COLOMBIA (en adelante «Crown Colombia») con domicilio en la ciudad de Bogotá Colombia, con número telefónico +57 310 4811759 y correo electrónico info@crowncolombia.org es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus usuarios, clientes, proveedores, asociados, empleados, voluntarios, candidatos a estudiantes entre otros. En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) se establecen las finalidades, alcance, medidas y procedimientos para el tratamiento adecuado de nuestras bases de datos personales, así como los mecanismos con los que cuentan los titulares de la información para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente Política. Con la aceptación de la presente Política por medio de los mecanismos ofrecidos en la plataforma Crown Colombia o mediante la firma de una autorización física por parte de los titulares, se otorga a Crown Colombia el consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de los datos personales en los términos establecidos en la Presente Política.

CAPÍTULO I

DEFINICIONES, ALCANCE Y PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

• Definiciones. Los siguientes conceptos tendrán el significado que a continuación se detalla, sea que su uso se presente de manera singular o plural a lo largo del texto de la Política. Así, para:

• “Aviso de privacidad”: es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para dar a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

• “Autorización”: es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

• “Base de Datos”: conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

• “Dato personal”: se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos. 

• “Dato público”: es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

• “Dato semiprivado”: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos. 

• “Dato privado”: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado. 

• “Datos sensibles”: son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros. 

• “Encargado del tratamiento”: es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos. 

• “Responsable del tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos. Para efectos de la presente Política, Crown Colombia actúa como Responsable del Tratamiento.

• “Titulares”: son las personas naturales o jurídicas cuyos datos personales son objeto de tratamiento. 

• “Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

• “Transferencia”: se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en Responsable del Tratamiento de esos datos. 

• “Transmisión”: se trata de la operación que realiza el responsable o encargado de los datos personales, cuando envían la información a otro receptor, que actuará como encargado del tratamiento. 

• Alcance de la Política de Tratamiento de Información. Esta Política aplica para toda la información procesada por Crown Colombia, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales para estos efectos. En su calidad de responsable, Crown Colombia busca proteger los datos de los titulares, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, Crown Colombia implementa medidas razonables de protección humanas, administrativas y técnicas que están a su alcance para lograr esta protección. Los titulares aceptan expresamente esta forma de protección y declaran que la consideran conveniente y suficiente para todos los propósitos.

• Principios del Tratamiento de Datos Personales. El tratamiento de datos personales de esta Política estará orientado por los principios dispuestos en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012.

CAPÍTULO II 

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• En relación con la base de datos de asociados, empleados, voluntarios, aspirantes a empleados, y ex-empleados, contratistas y personal en general de Crown Colombia:

1. 1. Conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial con los titulares.

1. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios. 

1. El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de Crown Colombia.

1. Cumplir el objeto de la relación laboral, comercial o civil que se hubiere adquirido con los titulares.

1. Proteger la salud de los empleados y contratistas de Crown Colombia.

1. Constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas, aspirantes y personal en general, para lo cual se podrán consultar, o solicitar al titular que provea información sobre su estado en las distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas. 

1. Mantener comunicación directa con los titulares para temas relacionados con su relación laboral, civil o comercial.

1. Realizar pagos derivados de la relación contractual. 

1. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de Crown Colombia.

1. La realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos. 

1. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los titulares.

1. Transmitir, y/o transferir los datos personales de los titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras. 

1. Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que Crown Colombia ceda su posición contractual, o cuando sea parte de un proceso de adquisición o integración empresarial.

1. Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los titulares. 

1. Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a compañías operadoras de libranza, con el fin de que éstas consulten la información pertinente a efectos del otorgamiento de créditos de libranza. 

1. Guardar la memoria histórica y antecedentes de los asociados, ex empleados o voluntarios.

1. Llevar a cabo procesos de selección para cargos internos o voluntariado dentro de Crown Colombia. 

1. Dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes o solicitudes de información de autoridades judiciales y/o administrativas.

1. En relación con la base de datos de proveedores y aliados comerciales.

1. El cumplimiento del objeto social de Crown Colombia y de las funcionalidades del servicio desarrollado.

1. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.

1. El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con Crown Colombia. 

1. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios. 

1. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos. 

1. La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales. 

1. Realizar pagos derivados de la relación contractual. 

1. El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de Crown Colombia, para lo cual se podrán consultar o solicitar información sobre el estado del titular en las distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgo crediticio, así como las redes sociales del titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

1. Comprobación y verificación de la identidad e información en general, y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los titulares.

1. Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que Crown Colombia encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de responsables o encargados, según el caso. 

1. Transmitir y/o transferir, a título gratuito u oneroso, los datos personales de los titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de Compañía puedan ser de interés del titular. 

• Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que Crown Colombia participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación, adquisición y/o enajenación de activos. 

1. Realizar actividades de mercadeo, como lo son estudios de mercado, y realizar actos de promoción de productos y servicios, entre otros conceptos similares.

1. Definir perfiles de consumo de los usuarios de la Plataforma, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los servicios y/o productos de Crown Colombia. 

1. Dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes o solicitudes de información de autoridades judiciales y/o administrativas.

• En relación con la base de datos de usuarios, asociados, voluntarios de Crown Colombia.

1. El cumplimiento del objeto social de Crown Colombia y de las funcionalidades de sus servicios. 

1. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos. 

1. Realizar actividades de mercadeo, como lo son estudios de mercado, y realizar actos de promoción de productos y servicios, entre otros conceptos similares. 

1. La comunicación con los titulares para efectos comerciales y de mercadeo.

1. Definir perfiles de consumo de los usuarios de sus servicios, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los servicios y/o productos de Crown Colombia. 

• Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que Crown Colombia participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación, adquisición y/o enajenación de activos. 

1. Transmitir y/o transferir los datos personales, a título gratuito u oneroso, los datos personales de los titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de Compañía puedan ser de interés del titular; mientras el titular haya dado su aprobación por escrito. 

1. Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a Usuarios dentro de la misma Plataforma para el desarrollo del objeto de la misma. 

1. Transmitir y/o transferir los datos personales de los titulares a terceros nacionales y/o internacionales para el cumplimiento de las medidas de seguridad para la protección de los datos personales.

1. Dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes o solicitudes de información de autoridades judiciales y/o administrativas.

1. Llevar a cabo los procesos de facturación y cobros derivados de la relación contractual. 

CAPÍTULO III
AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

1.  Manifestaciones de los titulares de los Datos Personales. Los titulares manifiestan que:

1. Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales a Crown Colombia, la autorización expresa verbal o por escrito, o el registro o creación de un perfil en los sistemas de información que Crown Colombia tenga habilitados, el titular autoriza expresa e inequívocamente a Crown Colombia para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la ley.

1. Se les informó acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán los datos sensibles y privados recolectados, los cuales se encuentran definidos en el capítulo I de esta Política, y entiende que tiene la posibilidad de negarse a entregar dichos datos personales sensibles dando aviso por escrito para ello. 

1. Entienden que son datos sensibles y privados aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, así como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.

1. Comprenden las medidas de seguridad que Crown Colombia tiene para brindar protección a los datos personales que recolecta y, por tanto, aceptan las mismas.

1. Entienden y aceptan que Crown Colombia podrá transferir los datos personales fuera del territorio colombiano, incluso a aquellos países que no cuentan con los estándares de seguridad establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV

DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Derecho de los titulares en general. Crown Colombia informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar sus datos personales, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, pueden enviar un email a: info@crowncolombia.org 

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

1. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley, posterior a notificar por email a Crown Colombia del hecho.

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, pueden enviar un email a: info@crowncolombia.org 

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes. En este caso, se comunica a los titulares, o sus respectivos representantes legales, que no están obligados a proveer la autorización para el tratamiento de datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

1. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el área de atención al cliente. Las peticiones, consultas y reclamos podrán ser remitidas al correo electrónico [info@crowncolombia.org].

1. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico a [info@crowncolombia.org]. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

1. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, Crown Colombia responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a los titulares, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Crown Colombia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Crown Colombia con la identificación de los titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Crown Colombia podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

1. En caso de que Crown Colombia no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de Crown Colombia.

• Medidas de seguridad para la protección de los datos personales y otra información. Las medidas de seguridad con las que cuenta Crown Colombia buscan proteger los datos de los titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, Crown Colombia de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

CAPÍTULO V

MISCELÁNEOS

•              Contacto. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política. 

•             Período de vigencia de la base de datos y la Política. El procesamiento de los datos personales se llevará a cabo durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Por su parte, se tendrá como entrada en vigencia de la Política el día [20] del mes [Agosto] del año 2024. 

•           Cambios en la política de tratamiento y protección de datos personales. Cualquier cambio sustancial en la Política, será comunicado oportunamente a los titulares mediante la publicación en la Aplicación, para que los titulares se informen de dichos cambios y procedan a otorgar autorización para el tratamiento según los cambios efectuados. 

•           Legislación vigente. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen, complementen o subroguen.

Informado y publicado, año 2024

CROWN COLOMBIA

Email: info@crowncolombia.org 

www.crowncolombia.org 

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versión 1.0

20/Ago/2024

proyecto: Roberto Zuluaga